Reformatorische Vereniging “Herkenning” voor 50+ weduwen en weduwnaars.
Contact : Dhr. W.J. den Otter, Meestershof 16, 7951 EZ Staphorst, email wjdenotter@kliksafe.nl
Bankrekening IBAN: NL51 INGB 0009 2354 42 t.n.v. Ver. “Herkenning” te Veenendaal.
Protocol Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijnde het privacyreglement van bovengenoemde vereniging “Herkenning”
Verantwoordelijkheid AVG:
Een functionaris gegevensbescherming als zodanig hebben wij niet. Voor het kleine verband van de vereniging achten wij dit niet noodzakelijk en/of zelfs overbodig. De secretaris weet zich verantwoordelijk voor het functioneren van bedoelde Privacywetgeving. Onze vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van onze leden. In het hierna volgende geven we informatie hoe we daar mee omgaan.
Waarom, hoe en welke persoonsgegevens worden verzameld:
De volgende persoonsgegevens worden verzameld middels het aanmeldingsformulier, te weten: man/vrouw, (voor)na(a)m(en), doopna(a)m(en), voorletters, voorvoegsels, roepnaam, familienaam, adres, postcode, woonplaats, (mobiele)telefoonnummer(s), emailadres, geboortedatum, burgerlijke staat, ingangsdatum weduwe/weduwnaar, kerkelijke gezindte, eventueel relevante persoonlijke bijzonderheden. Laatst bedoelde gegevens blijven uiteraard vertrouwelijk. Bedoelde aanmeldingsformulieren worden verzameld en bewaard door het secretariaat van de vereniging. Voor zover nodig voor het functioneren van bestuur en vereniging worden deze gegevens gedeeld met één of meer van de andere (dagelijks)bestuursleden. Bovenvermelde gegevens zijn allen bedoeld als ‘contactgegevens’ en zijn functioneel om grondslag en doelstelling van de vereniging te kunnen verwezenlijken. Persoonsgegevens verzamelen wij op basis van ‘gerechtvaardigd belang’ en ‘met toestemming van belanghebbende’. Met de persoonlijke gegevens wordt uiteraard de noodzakelijke zorgvuldigheid betracht en worden ze vertrouwelijk behandeld.
Wat wordt bewaard en middels welke gegevensdragers:
Aanmeldingsformulieren worden door nieuwe leden zelf schriftelijk ingevuld, door de secretaris ontvangen en fysiek bewaard in ’t archief en de gevraagde persoonsgegevens worden digitaal verzameld in computerbestanden. Met gebruikmaking van de persoonsgegevens van de aanmeldings-formulieren wordt de ledenadministratie bijgehouden en digitaal vastgelegd. Het bestuur onderhoudt de ledenadministratie op zo goed mogelijk beveiligde computers c.q. laptops. Uit praktische overwegingen zijn de persoonsgegevens noodzakelijk beschikbaar voor voorzitter, secretaris en penningmeester. Bedoelde digitale bestanden worden daarom gedeeld met de (dagelijks)bestuursleden om de taken, behorend bij een bepaalde bestuursfunctie, te kunnen uitvoeren voor uiteenlopende doelstellingen, bijeenkomsten en activiteiten van de vereniging.
Foto’s c.q. afbeeldingen
Wanneer foto’s of afbeeldingen gebruikt worden t.b.v. publicatie wordt mondeling en/of schriftelijk gevraagd of er mensen zijn die bezwaar hebben tegen het publiceren van foto’s of dergelijke waarop zij herkenbaar te zien zijn.
Informatie per email:
Door het bestuur wordt ook per email noodzakelijke informatie verstrekt aan de leden. Het bestuur zal er op toezien dat dit gebeurt onder het kopje “bcc” waardoor de email-adressen niet onderling traceerbaar zijn.
Website:
Via de website van “HERKENNING” worden géén cookies geplaatst en geen gegevens verzameld. Wel zal een privacyverklaring deel uit maken van de daarop geplaatste informatie.
Hoe lang bewaart “HERKENNING” de gegevens:
Wij conformeren ons aan de wettelijke bewaartermijnen zoals die gelden voor administraties en zoals die gelden vanuit de AVG.
Bijzondere- of gebruikelijke persoonsgegevens:
Persoonsgegevens van gevoelige aard zoals burgerlijke staat, godsdienst of levensovertuiging e.d. wordt, voor zover aan ons meegedeeld, vertrouwelijk mee omgegaan. De gebruikelijk NAW-gegevens worden wel uitgewisseld met de eigen leden van de vereniging. Dit is noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging en voor het verwezenlijken van de doelstelling en de onderlinge contacten te realiseren. Hierbij zijn lief- en leed, meeleven, vertrouwen en verbondenheid van groot belang. Dit is overigens mede van belang om carpoolen naar de bijeenkomsten en activiteiten te bevorderen. Het is de leden echter niet toegestaan om de ontvangen informatie te vermenigvuldigen of te kopiëren.
Datalekken:
Gezien de doelstelling van de verzamelde data zowel fysiek als digitaal, achten we het niet noodzakelijk om, ter voorkoming dat persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, daarover speciale afspraken te maken. Dit mede omdat er voor derden geen relevantie is om bestanden te hacken of te ontvreemden.
Controle:
In Nederland controleert de Autoriteit Persoonsgegevens de organisaties of ze voldoen aan de AVG. Bij het niet voldoende nakomen van bescherming persoonsgegevens kan genoemde instantie ook boetes opleggen wanneer na waarschuwingen een organisatie het beleid rond die bescherming niet verbetert.
Tot slot:
Als een belanghebbende bezwaar heeft tegen het gebruik van bovenstaande persoonlijke informatie of het gebruik van foto’s met zijn/haar herkenbare aanwezigheid dan verzoeken we hem/haar contact op te nemen met het bestuur. In onderling overleg zullen we dan tot een passende oplossing trachten te komen.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 24 juli 2019.